Rejsepulje - midler til rejser, kongresser, kurser

Ansøgningskriterier

Der kan søges om tilskud fra rejsepuljen til dækning af udgifter i forbindelse med deltagelse i kurser, kongresser, konferencer og andre lignende forskningsarrangementer, som er relevante for den pågældende ansøger, dvs. er inden for ansøgeres forskningsfelt.

Puljen kan søges løbende.

Ved deltagelse i kongresser og konferencer er det kravet, at:

• Ansøgeren bidrager aktivt med en mundtlig præsentation, en poster eller
• Deltager i andre begrundede internationale netværksaktiviteter/netværksdannelse.

Hver ansøger kan maksimalt få et tilskud på i alt kr. 30.000 om året. Det er muligt at opnå støtte til flere rejser eller kurser pr. år inden for maksimumsbeløbet. Foregår flere rejser i forlængelse af hinanden, skal der sendes særskilte ansøgninger.

Der kan søges bagudrettet om rejsemidler til arrangementer, der er afholdt i indeværende år

Billigste transportmidler skal i videst mulige omfang benyttes til rejser, der godtgøres af det offentlige. Det er ikke afgørende, om tog eller fly anvendes. Benyttelse af andet transportmiddel, herunder benyttelse af eget transportmiddel, er tilladt, når særlige forhold taler derfor.

Ansøgermålgruppe for rejsepuljen

Forskningsmedarbejdere (ph.d.-studerende*, postdoc, adjunkt, lektor og professor), der enten:

• er aflønnet af forskningsmidler fra Psykiatrien i Region Syddanmark eller
• får støtte fra Psykiatriens Forskningsfond til et forskningsprojekt. Vær opmærksom på at rejsepuljen kun kan søges i forbindelse med igangværende forskningsprojekter.

*Ph.d.-studerende kan ansøge rejsepuljen under hele ph.d.-forløbet, og ikke kun det år, hvor der gives lønmidler fra psykiatriens forskningsfond.

Det er Psykiatriens Forskningssekretariat, der i forbindelse med behandling af ansøgningen, vurderer, om ansøgeren har rette tilknytning.

Udgifter som dækkes af rejsepuljen:

• Transport (fly/bus/tog/færge/taxa/Brobizz)

• Overnatning (hotel/lejlighed og undtagelsesvis Airbnb)

• Deltagergebyrer (kurser, kongresser osv.)
• Forplejning i forbindelse med relevante, videnskabelige kurser, kongresser, konferencer m.m.
• Visum
• Forsikring (ex. ved leje af lejlighed eller bil)

Udgifter som ikke dækkes af rejsepuljen:

• Time- dagpenge

Har I udgifter til andet end det ovenstående og er i tvivl, om Rejsepuljen kan dække udgiften så kontakt venligst Psykiatriens Forskningssekretariat

Ansøgning og bilag

Ved ansøgning om tilskud ved rejsepuljen skal ansøgningsskema, samt relevante bilag sendes til Psykiatriens Forskningssekretariat. Se venligst kontaktoplysninger nederst på siden.

Ansøgningsskema til rejsepuljen - kræver Word 

Følgende bilag skal vedlægges ansøgningen:

• Godkendelse af deltagelse, fra forskningsleder eller afdelingsledelse. Forskningsledere skal have deres rejse godkendt af afdelingsledelsen.

• Argumenter for relevansen af opholdet/kurset (gælder alle ansøgninger)

Ansøgninger til rejsepuljen kan løbende sendes ind og Psykiatriens Forskningssekretariat godkender og registrerer løbende de indkomne ansøgninger.

Afregning

Når rejsen er afsluttet kan udgifter, som ikke er faktureret elektronisk, udbetales fra rejsepuljen. Dette sker ved at nedenstående udgiftsblanket udfyldes og sendes sammen med gyldig dokumentation for udlægget til Psykiatriens Forskningssekretariat. Se venligst kontaktoplysninger nederst på siden.

Skema til udbetaling af udlæg til forskning - kræver Excel

Udgifter udbetales udelukkende ved fremvisning af kvitteringer. Derfor er det vigtigt at gemme kvitteringer, som dokumentation for de udlæg, der har været under rejsen, hvis udgifterne skal refunderes.

Når alle udgifter vedrørende rejsen er indsendt til Psykiatriens Forskningssekretariat skal forskeren sende en mail til Psykiatriens Forskningssekretariat med bekræftelse på, at der nu ikke kommer flere udgifter for denne rejse.

Udbetaling af udlæg vil ske 1-2 gange om ugen. Ved manglende dokumentation vil den rejsende blive kontaktet direkte. Her vil ekspeditionstiden forventeligt forlænges.

Dokumentation af udgifter

For at få udlæg udbetalt fra rejsepuljen er det vigtigt at den indsendte dokumentation, lever op til revisionens krav.  For at dokumentationen kan godkendes af revisionen, skal den indeholde følgende oplysninger:

• Dato for købet
• Hvor varen er købt
• Hvad er der købt

Ved udlæg i udenlandsk valuta, vedlæg da ovenstående dokumentation, samt kopi af bankudskrift, som dokumentation for udgifterne omregnet i danske kroner. For hurtigere ekspedition nummerer da kvittering samt den tilhørende udgift på bankkontoudskriften.

Der godtages både originaler samt kopi af  dokumentation.

Dokumentation, som godtages ved afregning:

• Alm. kvitteringer fra butikker
• Fakturaer
• Billetter
• Udskrift fra Brobizz konto

Dokumentation, som ikke godtages ved afregning:

• Dankortkvitteringer
• Udskrift fra bankkonto (som står alene og ikke er ledsaget af godkendt dokumentation)

Fakturering

Ved elektronisk fakturering skal nedenstående adresse og ean nummer oplyses. Fakturaen skal desuden påføres navnet på den rejsende, samt rejsens formål.

Bestillinger via Egencia faktureres altid elektronisk. Vær opmærksom på at man ved Egencia både kan bestille transport og hotel.

Psykiatrien i Region Syddanmark
Lille Grundet Hulvej 25
7100 Vejle
Ean: 5798002570571