Rejsepulje - midler til rejser, kongresser, kurser

Ansøgningskriterier

Rejsepuljen yder støtte til:

• Deltagelse i videnskabelige kongresser og symposier
• Rejser med tilknytning til definerede og veldokumenterede forskningsprojekter
• Kurser indenfor ansøgerens forskningsområde

Hver ansøger kan maksimalt få et tilskud på i alt kr. 30.000 om året. Det er muligt at opnå støtte til flere rejser eller kurser pr. år inden for maksimumsbeløbet. Foregår flere rejser i forlængelse af hinanden, skal der sendes særskilte ansøgninger.

Der kan søges bagudrettet om rejsemidler til arrangementer, der er afholdt i indeværende år

Ansøgere:

Forskningsmedarbejdere (ph.d.-studerende, postdocs, adjunkter, lektorer og professorer), som er aflønnet af forskningsmidler fra Psykiatrien i Region Syddanmark eller som får støtte fra Psykiatriens Forskningsfond til et forskningsprojekt, kan søge om tilskud fra rejsepuljen til dækning af udgifter i forbindelse med rejser, kurser, kongresser mv.

Udgifter som dækkes af rejsepuljen:

• Transport (fly/bus/tog/færge/taxa/Brobizz)
• Overnatning (hotel/lejlighed)
• Deltagergebyrer (kurser, kongresser osv.)
• Forplejning (i forbindelse med rejse, kursus, kongres osv.) Gældende takster findes her
• Visum
• Forsikring (ex. ved leje af lejlighed eller bil)

Udgifter som IKKE dækkes af rejsepuljen:

• Depositum (ved leje af lejlighed osv.)
• Møblering af lejlighed ved længere udlandsophold
• Time- dagpenge

Har I udgifter til andet end det ovenstående og er i tvivl om Rejsepuljen kan dække udgiften så kontakt venligst Psykiatriens Forskningssekretariat

Ansøgning og bilag

Ved ansøgning om tilskud ved rejsepuljen skal ansøgningsskema, samt relevante bilag sendes til Psykiatriens Forskningssekretariat. Se venligst kontaktoplysninger nederst på siden.

Ansøgningsskema til rejsepuljen - kræver Word 

Følgende bilag skal vedlægges ansøgningen:

• Godkendelse af deltagelse, fra forskningsleder eller afdelingsledelse. Forskningsledere skal have deres rejse godkendt af afdelingsledelsen.

• Argumenter for relevansen af opholdet/kurset (gælder alle ansøgninger)

Ansøgninger til rejsepuljen kan løbende sendes ind og Psykiatriens Forskningssekretariat godkender og registrerer løbende de indkomne ansøgninger.

Rejser og kurser

Støtte gives til kurser inden for ansøgerens forskningsområde. Hver ansøger kan maksimalt få et tilskud på i alt 30.000 kr. om året til rejser og kurser. Det er muligt at opnå støtte til flere rejser eller kurser pr. år inden for maksimumsbeløbet.

Tilskud til rejser og kurser ydes efter følgende regler:

• Fuld rejsegodtgørelse, den billigste og rimelige rejseform
• Fuldt kongres- eller kursusgebyr
• Støtte til opholdsudgifter.

Billigste befordringsmidler skal i videst mulige omfang benyttes til rejser, der godtgøres af det offentlige. Det er ikke afgørende, om tog eller fly anvendes. Benyttelse af andet befordringsmiddel, herunder benyttelse af eget befordringsmiddel, er tilladt, når særlige forhold taler derfor.

Foregår flere møder i forlængelse af hinanden, skal der indsendes særskilte ansøgninger.

Ansøgningsskema til rejsepuljen - kræver Word

Læs mere om arbejdsgangen vedrørende rejsepuljeansøgninger samt den efterfølgende administrative behandling af ansøgningen på det eksterne Infonet

Rejsearrangør Via Egencia

Brug af en rejsearrangør letter forskeren i forhold til bestilling og de efterfølgende administrative processer. Rejsearrangøren kan stå for hele bestillingen og sender fakturaen direkte til den konto, der skal betale udgiften.

Bestilling af rejser og hotelophold kan ske gennem rejsearrangøren Via Egencia. Det gælder både for rejser i ind- og udland.

Til forskningsrelaterede rejser, som er godkendt af forskningsleder eller –koordinator, kan EAN 5798-0025-70571 anvendes. Administrationens kundenummer er 49103.

Bestilling af rejse

Billigste, rimelige rejseform, skal i udgangspunktet benyttes til rejser, der godtgøres af det offentlige. Det er ikke afgørende, om tog eller fly anvendes til befordring. Benyttelse af andet befordringsmiddel, blandt andet benyttelse af egen bil, er tilladt, når særlige forhold taler derfor.

Link til vejledning: ”Retningslinjer for tjenesterejser befordringsgodtgørelse”

Ved bestilling af rejse kan det anbefales at få så mange af udgifterne som muligt faktureret direkte til psykiatrien. Dette kan med fordel gøres i forbindelse med bestilling af transport, hotel, deltagerbetaling osv. for at mindske andelen af private udlæg.

Fly og tog

Region Syddanmark har indgået en regional aftale med rejsebureauet Egencia om booking af fly.
Dette betyder, at flyrejser i ind- og udland SKAL købes igennem Egencia.
Togrejser i ind- og udland bookes via DSB eller Egencia.

For at kunne bestille rejser igennem Egencia, skal der oprettes en bruger hos Egencia. Dette gøres ved at rette henvendelse til Egencia.

Find yderligere information om fly og tog og oprettelse af bruger til Egencia her

Hotel

Ved booking af hotel, skal Region Syddanmarks indkøbsaftaler overholdes. Ved booking skal man huske at oplyse bookingkode eller oplyse, at man er ansat i Region Syddanmark.

Find yderligere oplysninger om hotelovernatning, samt liste over aftalehoteller her.

Rejseforsikring

Ansatte ved Psykiatrien i Region Syddanmark er automatisk dækket af regionens rejseforsikring under tjenesterejser. For at forsikringen er dækkende, skal kortet i nedenstående link printes ud, udfyldes med policenummer og medbringes på rejsen.

Yderligere omkring regionens rejseforsikring, samt print af kort findes her.

Afregning

Når rejsen er afsluttet kan udgifter, som ikke er faktureret elektronisk, udbetales fra rejsepuljen. Dette sker ved at nedenstående udgiftsblanket udfyldes og sendes sammen med gyldig dokumentation for udlægget til Psykiatriens Forskningssekretariat. Se venligst kontaktoplysninger nederst på siden.

Skema til udbetaling af udlæg til forskning - kræver Excel

Rejsepuljen udbetaler ikke time-dagpenge, men der afregnes på baggrund af konkret forbrug. Udgifter udbetales udelukkende ved fremvisning af kvitteringer. Derfor er det vigtigt at gemme kvitteringer, som dokumentation for de udlæg, der har været under rejsen, hvis udgifterne skal refunderes.

Når alle udgifter vedrørende rejsen er indsendt til Psykiatriens Forskningssekretariat SKAL forskeren sende en mail til Psykiatriens Forskningssekretariat med bekræftelse på, at der nu ikke kommer flere udgifter for denne rejse.

Fakturering

Ved elektronisk fakturering skal nedenstående adresse og ean nummer oplyses. Fakturaen skal desuden påføres navnet på den rejsende, samt rejsens formål.

Bestillinger via Egencia faktureres altid elektronisk. Vær opmærksom på at man ved Egencia både kan bestille transport og hotel.

Psykiatrien i Region Syddanmark
Lille Grundet Hulvej 25
7100 Vejle
Ean: 5798002570571

Manuel afregning

Udgiftsblanketten findes under "blanketter og skabeloner, "økonomi og udlæg", linket til blanket: ”Udlæg, f.eks. taxa, tog og indkøb refundering”.

Udbetaling af udlæg vil ske 1-2 gange om ugen.  Ved manglende dokumentation vil den rejsende blive kontaktet direkte. Her vil ekspeditionstiden forventeligt forlænges.

For at få udlæg udbetalt fra rejsepuljen er det vigtigt at den indsendte dokumentation, lever op til revisionens krav.  For at dokumentationen kan godkendes af revisionen, skal den indeholde følgende oplysninger:

• Dato for købet
• Det skal fremgå, hvor varen er købt
• Det skal fremgå, hvad er der købt

Ved udlæg i udenlandsk valuta, vedlæg da ovenstående dokumentation, samt kopi af bankudskrift, som dokumentation for udgifterne omregnet i danske kroner. For hurtigere ekspedition nummerer da kvittering samt den tilhørende udgift på bankkontoudskriften.

Der godtages både originaler samt kopi af  dokumentation.

Dokumentation, som godtages ved afregning:

• Alm. kvitteringer fra butikker
• Fakturaer
• Billetter
• Udskrift fra Brobizz konto

Dokumentation, som IKKE godtages ved afregning:

• Dankortkvitteringer
• Udskrift fra bankkonto (som står alene og ikke er ledsaget af godkendt dokumentation)